Strona główna › Dla dostawców i podwykonawców
Dostawcy i podwykonawcyKontrahent przysłał ankietę bezpieczeństwa. Odpowiedz zgodnie z prawdą.
Kilkadziesiąt pytań o ochronę danych, procedury i bezpieczeństwo pracy — i termin na wczoraj. Pomagam ustalić, co faktycznie masz, uzupełnić to, czego brakuje, i przygotować odpowiedzi, za którymi stoją dokumenty.
Większy klient odpowiada za swoich dostawców.
Dlatego przenosi wymagania na Ciebie — umową, procedurą zakupową albo kwestionariuszem. Część pytań wynika z przepisów, część z polityki kontrahenta. Warto wiedzieć, które są które.
Weryfikacja podmiotu przetwarzającego
Jeśli w ramach współpracy przetwarzasz dane osobowe kontrahenta, on może korzystać tylko z takich podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 28 ust. 1 RODO). Ankieta jest jego sposobem, żeby to sprawdzić — a umowa powierzenia, żeby to zapisać.
Twoi ludzie na cudzym terenie
Gdy w tym samym miejscu pracują jednocześnie pracownicy różnych pracodawców, pracodawcy mają obowiązek współpracować ze sobą i ustalić zasady wspólnej pracy (art. 208 Kodeksu pracy). Stąd pytania o ocenę ryzyka zawodowego, badania, szkolenia i instrukcje dla prac, które Twoja firma wykonuje na terenie klienta.
Wymagania ponad przepisy
Część pytań nie wynika z żadnej ustawy, tylko z wewnętrznych standardów kontrahenta. To nie znaczy, że można je zignorować — od nich zależy współpraca. Ale odpowiada się na nie inaczej niż na wymóg prawny: opisem tego, co jest, i planem tego, czego jeszcze nie ma.
Co robię — i czego nie robię.
Zakres ustalamy po przejrzeniu ankiety i dokumentów, które już masz.
Co robię
- Przeglądam ankietę i załączoną umowę — to w umowie są sankcje
- Rozdzielam pytania na wymogi prawne i oczekiwania kontrahenta
- Ustalam z Tobą stan faktyczny przy każdym pytaniu
- Przygotowuję brakujące dokumenty ochrony danych: rejestr czynności, upoważnienia, procedurę naruszeń, umowy powierzenia z dalszymi podmiotami
- Przygotowuję dokumentację ochrony przeciwpożarowej i BHP, o którą pyta kontrahent przed wejściem na jego teren
- Proponuję brzmienie odpowiedzi — do Twojej decyzji
- Zbieram dowody w jeden zestaw, żeby przy następnej ankiecie nie zaczynać od zera
Czego nie robię
- Nie zaznaczam „tak” tam, gdzie nie ma dowodu
- Nie wystawiam certyfikatów i nie obiecuję ich na termin ankiety
- Nie konfiguruję systemów informatycznych — opisuję organizację i dokumenty
- Nie podpisuję odpowiedzi za Twoją firmę
Więcej o tym, o co pytają takie ankiety i jak przygotować się raz na wiele razy: przewodnik „Ankieta bezpieczeństwa od kontrahenta”. Jak wygląda rejestr czynności przetwarzania przygotowany pod konkretną firmę: przykładowy rejestr.
Kto za co odpowiada.
Odpowiedzi podpisuje i za nie odpowiada Twoja firma
Ankieta bywa załącznikiem do umowy, więc deklaracja w niej to zobowiązanie Twojej firmy wobec kontrahenta. Moją rolą jest doradztwo i przygotowanie dokumentów: wskazuję, na czym opiera się każda odpowiedź, i mówię wprost, gdzie odpowiedź „tak” nie miałaby pokrycia.
Decyzja, co wysłać kontrahentowi, należy do Ciebie. Za przetwarzanie danych odpowiada administrator, a podmiot przetwarzający — za swoje obowiązki wynikające z RODO i z umowy powierzenia.
Zanim zadzwonisz
Czy muszę odpowiedzieć na wszystkie pytania z ankiety?
Kontrahent pyta o certyfikat, którego nie mamy. Co wtedy?
Czy ankieta od kontrahenta to obowiązek prawny?
Ile to trwa?
Ile to kosztuje?
Prześlij pytania. Powiem, od czego zacząć.
Najprościej: zadzwoń albo opisz w kilku zdaniach, od kogo przyszła ankieta i jaki masz termin. Samej ankiety nie wysyłaj przez formularz — ustalimy bezpieczny sposób.
- Które pytania dotyczą wymogów prawnych, a które oczekiwań kontrahenta
- Co już masz, a czego brakuje, żeby odpowiedzieć zgodnie z prawdą
- Co da się uzupełnić przed terminem, a co trzeba uczciwie opisać jako plan
- Wycena dopiero wtedy, gdy wiadomo, co trzeba zrobić