Strona główna › Dla agencji pracy
Agencje pracy tymczasowej i rekrutacyjneSetki kandydatów, kilku klientów. Każdy z nich zapyta o dane.
CV, kopie dokumentów, dane osób z różnych krajów, listy pracowników przekazywane klientom. Pomagam uporządkować ochronę danych w agencji i przygotować odpowiedzi na wymagania pracodawców użytkowników — a w bhp wskazać, co jest po czyjej stronie.
W agencji dane osobowe są towarem pracy codziennej.
Im więcej osób przechodzi przez rekrutację, tym ważniejsze jest, żeby każdy zbiór danych miał podstawę i datę końca.
Dane kandydatów
Rekrutacja to także dane osób, które nie zostały zatrudnione, CV przechowywane „na przyszłość” i bazy kandydatów. Każdy z tych zbiorów potrzebuje podstawy prawnej i okresu przechowywania; udział w przyszłych rekrutacjach wymaga zwykle osobnej zgody kandydata.
Kopie dokumentów i okresy przechowywania
Przy zatrudnianiu — także cudzoziemców — część dokumentów przechowuje się z mocy przepisów, ale nie każdą kopię i nie bez końca. Warto mieć opisane, co jest przechowywane, na jakiej podstawie, jak długo i kto ma do tego dostęp.
Pracodawca użytkownik i jego wymagania
Pracodawca użytkownik zapewnia pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy (ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), a agencja odpowiada za wiele obowiązków pracodawcy. Ten podział warto mieć zapisany w umowie — podobnie jak zasady przekazywania danych pracowników i odpowiedzi na ankiety bezpieczeństwa.
Informacja o zagrożeniach na stanowisku
Pracownik tymczasowy powinien wiedzieć, jakie zagrożenia czekają na konkretnym stanowisku u klienta. Pomagam uporządkować, jakie informacje agencja otrzymuje od pracodawcy użytkownika i jak je dokumentuje — jako doradca, nie jako służba bhp.
Co robię — i czego nie robię.
Zakres ustalamy po przeglądzie procesów rekrutacji i umów z klientami.
Co robię
- Dokumentacja ochrony danych kandydatów i pracowników: rejestr, podstawy, okresy przechowywania, klauzule
- Zasady przekazywania danych pracowników klientom — z zapisem ról
- Umowy powierzenia z dostawcami systemów rekrutacyjnych i usług
- Odpowiedzi na ankiety bezpieczeństwa od klientów
- Doradztwo przy zapisach bhp w umowach z pracodawcami użytkownikami
Czego nie robię
- Nie doradzam w sprawach legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców — to zadanie prawnika lub wyspecjalizowanego doradcy
- Nie pełnię funkcji służby bhp ani agencji, ani klienta
- Nie oceniam umów pod kątem całego prawa pracy
- Nie przejmuję odpowiedzialności administratora danych
Klient przysłał ankietę bezpieczeństwa? Zobacz, jak pracuję z ankietami od kontrahentów. Jak wygląda rejestr czynności przetwarzania przygotowany pod konkretną firmę: przykładowy rejestr.
Kto za co odpowiada.
Za dane kandydatów odpowiada agencja
Za zgodność przetwarzania danych kandydatów i pracowników odpowiada administrator — zwykle agencja (art. 24 RODO). W zakresie danych przekazanych klientowi rola klienta zależy od umowy i warto ją ustalić przed przekazaniem.
Moją rolą jest doradztwo i dokumentacja. Decyzje i wdrożenie należą do agencji.
Zanim zadzwonisz
Jak długo możemy przechowywać CV kandydata?
Klient chce listę naszych pracowników z danymi. Czy możemy ją przekazać?
Ile to kosztuje?
Opowiedz, jak przepływają dane w agencji.
Kilka zdań wystarczy: ile rekrutacji, jakie systemy, ilu klientów. Dokumentów kandydatów nie wysyłaj przez formularz.
- Które zbiory danych mają podstawę, a które nie
- Jak długo przechowywać CV i kopie dokumentów
- Jak przekazywać dane klientom
- Wycena dopiero wtedy, gdy wiadomo, co trzeba zrobić