Strona główna › Dla organizatorów wydarzeń
Organizatorzy wydarzeńSala pełna ludzi, którzy nie znają budynku. Wyjścia muszą być oczywiste.
Konferencje, gale, wydarzenia firmowe, targi branżowe. Pomagam przygotować organizację ewakuacji na czas wydarzenia, sprawdzić, czy aranżacja nie zawęża dróg ewakuacyjnych, i uporządkować dane uczestników — dla wydarzeń, które nie są imprezami masowymi.
Wydarzenie zmienia salę na kilka godzin. Ryzyko — też.
Scena, stoiska, dekoracje i kilkaset osób, które pierwszy raz są w tym budynku.
Dane uczestników i wizerunek
Lista uczestników, dane do faktur, zdjęcia i nagrania z wydarzenia. Publikacja wizerunku wymaga podstawy prawnej, a informacja o fotografowaniu powinna trafić do uczestników przed wydarzeniem, nie po (art. 13 RODO).
Ludzie, którzy nie znają budynku
Uczestnicy nie znają dróg ewakuacyjnych, a aranżacja sali potrafi je zawęzić albo zasłonić. Warunki i organizację ewakuacji obiektu opisuje jego instrukcja bezpieczeństwa pożarowego (§ 6 ust. 1 rozporządzenia) — aranżacja wydarzenia nie może jej podważać.
Kto odpowiada za salę
Za ochronę przeciwpożarową obiektu odpowiada właściciel, zarządca lub użytkownik (art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej). Organizator, który wynajmuje salę, powinien dostać informację o zasadach obiektu i ustalić na piśmie, kto w trakcie wydarzenia pilnuje dróg ewakuacyjnych.
Imprezy masowe to osobny reżim
Imprezy masowe w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych wymagają zezwolenia i mają własne wymagania, w tym służby porządkowe i opinie właściwych służb. Tych wydarzeń nie obsługuję — mówię o tym na początku rozmowy.
Co robię — i czego nie robię.
Zakres ustalamy po obejrzeniu sali i planu wydarzenia.
Co robię
- Przegląd sali pod kątem wydarzenia: drogi ewakuacyjne, wyjścia, aranżacja
- Plan organizacji ewakuacji na czas wydarzenia — z podziałem ról, uzgodniony z obiektem
- Dokumentacja ochrony danych uczestników i zasady fotografowania
- Klauzule informacyjne dla uczestników
- Zestawienie ustaleń z właścicielem lub zarządcą obiektu
Czego nie robię
- Nie obsługuję imprez masowych i nie przygotowuję dokumentacji do zezwolenia
- Nie zapewniam służby porządkowej ani ochrony
- Nie wykonuję ekspertyz rzeczoznawcy do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych
- Nie przejmuję odpowiedzialności organizatora ani właściciela obiektu
Jak wygląda lista ustaleń z podstawą prawną przy każdym punkcie: przykładowy raport. Lista kontrolna ochrony przeciwpożarowej: przykładowa lista.
Kto za co odpowiada.
Organizator i obiekt dzielą odpowiedzialność
Za stan ochrony przeciwpożarowej obiektu odpowiada jego właściciel, zarządca lub użytkownik (art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej). Organizator odpowiada za to, jak zorganizował wydarzenie — w tym za aranżację, liczbę uczestników i dane, które zbiera.
Podział tych obowiązków warto mieć w umowie najmu sali. Moją rolą jest doradztwo i dokumentacja.
Zanim zadzwonisz
Skąd wiem, czy moje wydarzenie jest imprezą masową?
Czy na konferencję w hotelu potrzebny jest osobny plan ewakuacji?
Ile to kosztuje?
Opowiedz o wydarzeniu.
Gdzie, kiedy, ile osób, jaka aranżacja. Jeśli wydarzenie może być imprezą masową — powiem to od razu.
- Czy wydarzenie nie jest imprezą masową
- Jak zorganizować ewakuację na czas wydarzenia
- Jak informować uczestników o danych i fotografowaniu
- Wycena dopiero wtedy, gdy wiadomo, co trzeba zrobić