Strona główna › Po kontroli
Po kontroliDostałeś protokół z zaleceniami. Teraz liczą się terminy.
Kontrola organu ochrony danych, straży pożarnej albo inspekcji pracy kończy się dokumentem: protokołem, zaleceniami, nakazem albo decyzją. Pomagam przełożyć go na listę konkretnych działań z terminami — i wykonać tę część, która dotyczy dokumentacji.
Każdy organ pisze inaczej. Każdy dokument ma termin.
Pierwszy krok to zrozumieć, co jest w dokumencie: co jest obowiązkiem do wykonania, w jakim terminie i co jeszcze wymaga wyjaśnienia.
Kontrola lub postępowanie Prezesa UODO
Organ nadzorczy może wskazać uchybienia i nakazać dostosowanie przetwarzania do przepisów (art. 58 ust. 2 RODO). Zwykle chodzi o to, czego administrator nie potrafi wykazać dokumentami — a zgodność trzeba umieć wykazać, nie tylko zadeklarować (art. 5 ust. 2 RODO).
Czynności kontrolno-rozpoznawcze straży pożarnej
Po czynnościach kontrolno-rozpoznawczych Państwowej Straży Pożarnej sporządzany jest protokół, a stwierdzone nieprawidłowości mogą skończyć się decyzją komendanta nakazującą ich usunięcie w określonym terminie. Mogą dotyczyć np. nieaktualnej instrukcji bezpieczeństwa pożarowego, brakujących przeglądów albo dróg ewakuacyjnych.
Nakaz lub wystąpienie inspektora pracy
Nakaz jest wiążący i ma termin wykonania. Wystąpienie zawiera wnioski, o których sposobie realizacji pracodawca zawiadamia inspektora. Część środków — jak wstrzymanie prac albo eksploatacji maszyn — jest natychmiast wykonalna. W zakresie higieny pracy zalecenia wydaje też Państwowa Inspekcja Sanitarna.
Co robię — i czego nie robię.
Zakres ustalamy po przeczytaniu dokumentu pokontrolnego — przed tym nie wiadomo, co trzeba zrobić.
Co robię
- Analizuję protokół, zalecenia, nakaz lub decyzję: co jest obowiązkiem, w jakim terminie, co wymaga wyjaśnienia
- Przygotowuję plan działań z terminami i osobami odpowiedzialnymi
- Wykonuję dokumentację objętą zaleceniami: rejestr czynności przetwarzania, instrukcję bezpieczeństwa pożarowego, ocenę ryzyka zawodowego, procedury
- Przygotowuję opis merytoryczny, na którym możesz oprzeć pismo do organu
- Porządkuję dokumentację tak, żeby przy następnej kontroli dało się ją szybko przekazać — także w postaci elektronicznej
Czego nie robię
- Nie piszę odwołań od decyzji i nie reprezentuję firmy przed organem — w tym kieruję do radcy prawnego lub adwokata
- Nie podaję terminów ani kwot z pamięci — sprawdzam je w treści dokumentu i w przepisach
- Nie obiecuję, że organ uzna sprawę za zamkniętą
- Nie wykonuję przeglądów technicznych ani pomiarów — wskazuję, kto i kiedy powinien je wykonać
Termin na odwołanie od decyzji jest krótki i liczy się od doręczenia. Jeśli rozważasz odwołanie, skontaktuj się z prawnikiem od razu — równolegle z planem działań, nie po nim. Jak wygląda lista ustaleń z podstawą prawną przy każdym punkcie: przykładowy raport.
Kto za co odpowiada.
Za wykonanie zaleceń odpowiada kontrolowany
Adresatem nakazu, decyzji czy zaleceń jest pracodawca, właściciel lub zarządca obiektu albo administrator danych — i to on odpowiada za ich wykonanie i za zawiadomienie organu.
Moją rolą jest doradztwo i przygotowanie dokumentacji. Decyzje i podpis pod pismem do organu należą do Ciebie.
Zanim zadzwonisz
Termin z zaleceń jest za krótki. Czy da się coś zrobić?
Czy pomożecie napisać odwołanie?
Kontrola dopiero jest zapowiedziana. Czy to też ta strona?
Ile to kosztuje?
Napisz, co przyszło i jaki jest termin.
Wystarczy kilka zdań: jaki organ, jaki dokument, jaki termin. Samego protokołu nie wysyłaj przez formularz — ustalimy bezpieczny sposób przekazania.
- Co w dokumencie jest obowiązkiem, a co zaleceniem
- Plan działań z terminami
- Co da się zrobić we własnym zakresie, a gdzie potrzebny jest prawnik
- Wycena dopiero wtedy, gdy wiadomo, co trzeba zrobić