Strona główna › Dla zarządców nieruchomości
Zarządcy i właściciele nieruchomościNajemcy się zmieniają. Dokumentacja obiektu zostaje ta sama.
Nowy najemca, inny układ pomieszczeń, regały tam, gdzie był korytarz. Sprawdzam, czy dokumentacja ochrony danych, instrukcja bezpieczeństwa pożarowego i terminy przeglądów nadążają za tym, co faktycznie dzieje się w budynku.
W obiekcie z wieloma najemcami obowiązki łatwo się rozmywają.
Każdy zakłada, że tym zajmuje się ktoś inny. Dopiero kontrola albo zdarzenie pokazuje, że na piśmie nie zajmuje się tym nikt.
Monitoring, karty dostępu, dane najemców
Zarządca obsługuje dane osobowe w wielu miejscach: nagrania z monitoringu, ewidencję kart dostępu, dane kontaktowe najemców i ich pracowników. Do tego firmy zewnętrzne — ochrona, sprzątanie, serwis — które mają do tych danych dostęp i potrzebują umów powierzenia (art. 28 RODO). Kto jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym, zależy od umów — i to ustalam na początku.
Instrukcja, która opisuje poprzedni układ
Instrukcję bezpieczeństwa pożarowego aktualizuje się co najmniej raz na dwa lata, a także po zmianach sposobu użytkowania obiektu wpływających na warunki ochrony przeciwpożarowej (§ 6 ust. 7 rozporządzenia w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków). Zmiana najemcy albo aranżacji to typowy moment, w którym instrukcja przestaje opisywać budynek.
Kalendarz, którego nikt nie prowadzi
Urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice przegląda się nie rzadziej niż raz w roku (§ 3 rozporządzenia), a w obiekcie przeznaczonym dla ponad 50 stałych użytkowników praktyczne sprawdzenie organizacji i warunków ewakuacji przeprowadza się co najmniej raz na dwa lata (§ 17 ust. 1). W budynku z wieloma najemcami pytanie „kto to organizuje?” często nie ma odpowiedzi na piśmie.
Prace na terenie obiektu
Gdy w tym samym miejscu pracują jednocześnie pracownicy różnych pracodawców — najemców, serwisu, wykonawców — pracodawcy mają obowiązek współpracować i ustalić zasady wspólnej pracy (art. 208 Kodeksu pracy). Pomagam opisać to tak, żeby było wiadomo, kto za co odpowiada.
Co robię — i czego nie robię.
Zakres ustalamy po przeglądzie obiektu i dokumentów, które już są.
Co robię
- Dokumentacja ochrony danych dla monitoringu, kontroli dostępu i danych najemców
- Umowy powierzenia z firmami zewnętrznymi, które mają dostęp do danych
- Przegląd i aktualizacja instrukcji bezpieczeństwa pożarowego po zmianach w obiekcie
- Przygotowanie i przeprowadzenie praktycznego sprawdzenia organizacji i warunków ewakuacji
- Zestawienie terminów przeglądów, ćwiczeń i aktualizacji — z podziałem na zarządcę i najemców
- Doradztwo przy organizacji prac firm zewnętrznych na terenie obiektu
Czego nie robię
- Nie sprzedaję instrukcji bezpieczeństwa pożarowego tam, gdzie przepisy jej nie wymagają — np. dla części mieszkalnej budynku
- Nie wykonuję przeglądów technicznych urządzeń przeciwpożarowych — sprawdzam, czy są i czy terminy się zgadzają
- Nie wykonuję ekspertyz rzeczoznawcy do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych
- Nie przejmuję odpowiedzialności właściciela ani zarządcy
Jak wygląda raport z przeglądu na przykładzie obiektu fikcyjnego: przykładowy raport. Lista kontrolna ochrony przeciwpożarowej: przykładowa lista.
Kto za co odpowiada.
Za stan obiektu odpowiada właściciel, zarządca lub użytkownik
Odpowiedzialność za ochronę przeciwpożarową budynku obciąża właściciela, zarządcę lub użytkownika obiektu (art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej). W obiektach z wieloma najemcami podział tych obowiązków powinien wynikać z umów — inaczej każdy zakłada, że zajmuje się tym ktoś inny.
Za przetwarzanie danych osobowych odpowiada administrator (art. 24 RODO). Moją rolą jest doradztwo i dokumentacja; decyzje i wdrożenie należą do właściciela, zarządcy i najemców.
Zanim zadzwonisz
Zarządzam wspólnotą mieszkaniową. Czy budynek potrzebuje instrukcji bezpieczeństwa pożarowego?
Kto organizuje ćwiczenia ewakuacyjne w budynku z wieloma najemcami?
Czy wykonujecie przeglądy gaśnic i hydrantów?
Ile to kosztuje?
Sprawdźmy, co obiekt ma na piśmie.
Przegląd na miejscu, bez zobowiązań. Jeśli dokumentacja odpowiada temu, co dzieje się w budynku — powiem to wprost.
- Kto w obiekcie odpowiada za co — na piśmie, nie z przyzwyczajenia
- Które dokumenty są wymagane, a które nie
- Terminy przeglądów, ćwiczeń i aktualizacji w jednym zestawieniu
- Wycena dopiero wtedy, gdy wiadomo, co trzeba zrobić