Tak wygląda rejestr czynności przetwarzania, który da się obronić.

Rejestr czynności przetwarzania

art. 30 ust. 1 RODO · wersja 1.0

Czynność 1 · Monitoring wizyjny

Cel lit. b

Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i ochrona mienia

Kategorie osób i danych lit. c

Pracownicy, kontrahenci, goście · wizerunek, data i godzina zarejestrowania

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22² Kodeksu pracy

Odbiorcy lit. d

Firma serwisująca system monitoringu (podmiot przetwarzający); organy uprawnione — na żądanie

Transfer poza EOG lit. e

brak

Termin usunięcia lit. f

Nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania; dłużej wyłącznie, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu (art. 22² § 3 i 4 Kodeksu pracy)

Środki bezpieczeństwa lit. g

Rejestrator w zamykanym pomieszczeniu, ograniczony dostęp, ewidencja dostępu do nagrań

Umowa powierzenia · DPIA

[nr umowy] · test progowy do przeprowadzenia

Czynność 2 · Rekrutacja

Cel lit. b

Przeprowadzenie rekrutacji i wybór kandydata do zatrudnienia

Kategorie osób i danych lit. c

Kandydaci do pracy · dane identyfikacyjne i kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje, przebieg zatrudnienia

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy (dane wymagane) · art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dane podane z inicjatywy kandydata)

Odbiorcy lit. d

Dostawca systemu rekrutacyjnego (podmiot przetwarzający)

Transfer poza EOG lit. e

[do ustalenia u dostawcy systemu]

Termin usunięcia lit. f

3 miesiące od zakończenia rekrutacji — termin ustalony przez administratora; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje — zgodnie z treścią zgody

Środki bezpieczeństwa lit. g

Konta indywidualne, kontrola dostępu do skrzynki rekrutacyjnej, zamykana szafa na dokumenty

Czynność 3 · Dokumentacja pracownicza

Cel lit. b

Realizacja obowiązków wynikających ze stosunku pracy i prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Kategorie osób i danych lit. c

Pracownicy · dane identyfikacyjne, adres, dane członków rodziny w zakresie uprawnień, wykształcenie, orzeczenia lekarskie

Podstawa prawna

art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22¹ Kodeksu pracy · dane o zdrowiu: art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Odbiorcy lit. d

ZUS, urząd skarbowy, biuro rachunkowe, jednostka medycyny pracy

Transfer poza EOG lit. e

brak

Termin usunięcia lit. f

10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (pracownicy zatrudnieni od 1.01.2019 r.)

Środki bezpieczeństwa lit. g

Szafy zamykane, kontrola dostępu do pomieszczenia kadr, konta indywidualne w systemie kadrowym